Strona główna

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

- obciążenie mięśniowo – szkieletowe oraz obciążenie narządu wzroku podczas pracy przy monitorach ekranowych,

- praca administracyjno – biurowa przy użyciu urządzeń, takich jak: komputer, drukarka, kserokopiarka,

- praca wymagająca przemieszczania się po budynku, utrudniona dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich ze względu na samozamykające się drzwi,

- horyzont czasowy planowania –do 1 miesiąca,

- kontakty zewnętrzne kilka razy dziennie z innymi Oddziałami, urzędami administracji państwowej, instytucjami publicznymi, wykonawcami robót i innymi przedsiębiorstwami oraz interesantami w celu uzgodnień terminów spotkań dyrektorów i wykonania innych doraźnych poleceń zleconych do załatwienia przez dyrektorów.

Z klientami (petentami) zewnętrznymi, w zależności od rodzaju rozpatrywanej sprawy, w celu skontaktowania z  odpowiednim pracownikiem, rzadkie kontakty z  obcokrajowcami.

Z przedstawicielami poczty i kurierami, w celu przyjęcia i nadania korespondencji służbowej.

-permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

- stanowisko pracy zlokalizowane w pomieszczeniu biurowym sekretariatu z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,

- podstawowe wyposażenie stanowiska to zestaw komputerowy z oprogramowaniem,

- budynek i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, budynek posiada windę, warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac, jednakże nie są przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych,

- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym.

Zakres zadań

• przyjmuje, ewidencjonuje, kompletuje i przedkłada dokumenty oraz korespondencję przychodzącą i wychodzącą (w tym korespondencję niejawną) do podpisu i dekretacji dyrektorowi oraz jego zastępcom w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Oddziale a także przyjmuje dokumenty z wydziałów,
• prowadzi terminarz spotkań i narad w uzgodnieniu z dyrektorem i zastępcami,
• obsługuje urządzenia techniczne będące na wyposażeniu sekretariatu, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Oddziału,
• przygotowuje i obsługuje spotkania dyrektorów z interesantami i gośćmi,
• redaguje pisma dyrektora Oddziału i jego zastępców, obsługuje pocztę elektroniczną, książkę kontroli,
• archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora Oddziału do zakładowego archiwum akt jawnych .

Wymagania niezbędne

• umiejętność obsługi komputera – pakiet MS Office,
• kompetencje: wykorzystanie wiedzy i doskonalenie zawodowe, rzetelność, zorientowanie na osiągnięcie celów, organizacja pracy, współpraca, komunikacja,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie- kurs obsługi sekretariatu, przeszkolenie z programu w zakresie ewidencji korespondencji,
• szczególne uprawnienia: poświadczenie do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone.